Bỏ túi cách tạo ra kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn là người có các dự toán trước đối với tất cả mọi thứ sẽ xảy ra bằng một bản kế hoạch tỉ mỉ.Với một bản kế hoạch hay bạn đã thành công 70%.Nếu bạn đang loay hoay tìm hướng đi trong xây dựng kế hoạch sự kiện, bài viết này có thể sẽ hữu ích.

1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện

Các loại sự kiện như đám cưới, đám hỏi, khánh thành,..luôn luôn khác nhau do những đặc thù riêng của chúng, vậy nên công việc đầu tiên bạn cần làm chính xác là điều này nếu không muốn xảy ra sai sót khi lập danh sách hạng mục vào kế hoạch.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện event – Chọn địa điểm tổ chức uy tín

2.Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.

3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?

Doanh nghiệp hay các tổ chức luôn chú trọng đến việc xây dựng ý nghĩa hay còn gọi là thông điệp của sự kiện, bởi nó không chỉ có sức lan tỏa trong cộng đồng mà nó còn là một món đòn truyền thông vô cùng hiệu quả.Vào các dịp đặc biệt, nhiều sự kiện được tổ chức hơn, không những được nhiều người quan tâm tới mà các thông điệp cũng dễ đi sâu vào các khách hàng. 

>>> Xem thêm: tổ chức lễ khai trương – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?

4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Với các thông điệp và mục đích đã xây dựng trước, bạn nên bắt đầu chọn ngày và địa điểm sẽ tổ chức, ngày tổ chức khá quan trọng, nếu chọn vào các dịp lễ sự kiện sẽ hiệu quả hơn, nếu vào các ngày nghỉ như thứ 7, chủ nhật sẽ có lượng khách mời đến tham dự đông hơn.Thư mời không thể thiếu ngày giờ và nơi tổ chức nên chúng phải được quyết định càng sớm càng tốt.

5.Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.

6. Chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Các sự kiện luôn cần 1 kế hoạch truyền thông cụ thể, nếu biết sử dụng đúng cách nó sẽ mang lại tác động lợi ích to lớn góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.

7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.

Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Hy vọng với những kinh nghiệm đã chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo dựng các bản kế hoạch, chúc bạn thành công hơn trong tương lai.

>>> Tìm hiểu: tổ chức lễ khởi công động thổ – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *